2013 GENEL KURULU

İsimlerden ziyade projelerin yarıştığı bir genel kurul olmasını yürekten temenni ediyorum. Bu durum oluşursa eğer, tek adamlık döneminden katılımcı ve paylaşımcı bir döneme hep birlikte geçiş yapabiliriz diye düşünüyorum.

Özetle,  ‘Proje Yönetimi’ taraf olan herkes için büyük önem taşımakta. İçi boş, mesnetsiz ve alt yapısı oluşturulmadan kamuoyuna sunulacak projeler maalesef ütopyadan öteye taşınamayacaktır. Bu nedenle, Proje Oluşturma ve Proje Yönetimi konusunda bazı bilgi ve yöntemleri bu satırlarda –müsaadenizle- paylaşma gereğini duydum.

Proje Nedir?

Belirli bir amaç ve hedefe ulaşmak için sağlanan kaynakları kullanarak planlanan faaliyet ve faaliyetler topluluğunun gerçekleştirilmesine proje denir.

Proje, ömürlüdür. Başlangıcı ve sonuçları vardır.

İki nokta arasında geçen zaman “proje ömrü (project lıfe cycle)” olarak tanımlanır.

Proje Yönetimi Nedir?

Projenin amacı ve hedeflerini gerçekleştirilmesi için bir araya gelen bileşenleri ve kısıtları kullanan insan faktörlerinin sevk ve idaresine proje yönetimi denir.

Kısaca;

“İşin yapılmasını sağlamak!”

“Projenin bitmesini sağlamak!”

Neden Proje Yönetimi?

n  Proje paydaşlarının beklenti ve memnuniyetlerinin karşılanması

n  Kısıtlı kaynakların verimli kullanımı,

n  Başarılı ekip iletişimi,

n  İyi tedarikçi ilişkileri,

n  Risklerin öngürülmesi ve etkili önleyici faaliyetlerin uygulanabilmesi,

n  Fırsat yakalama ve eşleştirme,

Proje Değerlendirilmesinde Geçerli Olan Kriterler:

n  Proje bitmelidir.

n  Proje ayrılan süre içinde bitmelidir.

n  Projenin sonucu tatminkar olmalıdır, beklenen kaliteyi sağlamalıdır.

Etkili Proje Yönetimi:

Etkili bir proje yöneticisinin uygulaması gereken iki ana kavram vardır:

1. Karşılaşılan sorunları öngörebilmek, projelerin başarısızlığa uğramalarının başlıca nedenlerini bilmek ve bunları önlemek için gerekli tedbirleri baştan almak. Genellikle projelerin başarısızlığa uğramalarının üç ana temeli vardır:

n  Organizasyonel faktörler

n  Yetersiz planlama ve kontrol

n  Proje girdilerinin eksik tanımlanmış olması

2. İşlerin yapılmasını sağlamak.

Proje Yönetimi Temel Prensipleri

(1) Amaç: her bir projenin belirli amaç (lar)ı vardır. bu amaç (lar)’a ulaşıldığı zaman proje tamamlanır.

(2) Sınırlı proje ömrü: hiçbir proje sonsuza kadar devam edemez, sınırlı bir ömrü vardır.

(3) Tek tanım: proje tek bir tanımdır ve genellikle bir proje yöneticisi yönetiminde yürütülür, ancak bir projenin içinde çok çeşitlilik bulunur.

(4) Takım çalışması: projenin yürütülmesi takım çalışması sayesinde olur.

(5) Benzersizlik: hiçbir proje bir başka projeye tamamıyla benzemez.

(6) Değişim: bir proje ömrü boyunca önemli, önemsiz, çok sayıda değişim görür.

(7) Beklentileri vardır : bir proje genellikle bir kişinin ya da kuruluşun isteğine göre oluşur. bu durumda projenin özellikleri hakkında belirli sınırlamalar getirilir.

(8) Çok çeşitlilik: bir projenin içinde insan, kültür, makine, malzeme vb. binlerce çeşitlilik bulunabilir.

(9) Tedarikçi  kullanımı: bir proje içinde değişik işler için tedarikçiler kullanılabilir. ancak çok sayıda  tedarikçi kullanılması projenin karmaşıklığını arttırır.

(10) Risk ve belirsizlikler: bütün projelerde mevcuttur.

 (11) İstisnalar :harici bilgilerin doğması, araştırılması, düzenlenmesi ve raporlanmasıdır.

(12) Proje faaliyetleri birbirleri ile bağlantılıdır: kendine özgü hedef ve planları olan birden çok faaliyetleri barındırır ve aralarında etkileşimleri vardır.

(13) Projeler sonuç, bütçe, süre gibi kısıtlamalar altında çalışması gerektiği için rutin işlerden ayrılırlar.

İdeal Ekip Elemanı

n  Zaman ve enerjisini, başarılı olmak için projeye adar.

n  Sonunda ulaşılmak istenen hedefi anlar.

n  Hedeflere ulaşmak için birlikte çalışmaya hazırdır, takım çalışmasına yatkındır.

n  Bir ekip, birisini göreve tayin etmekle değil, ona şans ve harekât kabiliyeti tanıyarak yaratılabilir.

n  Bir ekip kurarken sormanız gereken soru “şahısları, bu projenin gerçekten başarıya ulaşması için nasıl etkileyebilirim” olmalıdır.

Proje Yöneticisinin Kimliği:

Proje yönetimi; yani planlama, organizasyon ve gerçekleştirme faaliyetleri her zamanki işlerden daha çok esneklik ve uzun vadeli bakış açısı gerektirdiğinden proje yöneticisinde belirli yeteneklerin gelişmiş olması beklenir. Bunlar;

n  Liderlik özelliği

n  Planlama yeteneği

n  Organizasyonel yetenek (başkalarını yönlendirme yeteneği.)

n  Teknik yetenek

n  Takım kurma yeteneği

n  Problem çözme yeteneği

n  Karar verme yeteneği                                                       

n  Gerekli kaynaklara başvurma (farklı departmanlar ile iletişim.)

n  Değişik kaynakları koordine edebilme becerisi. ( temel yapıları ve çalışma sahaları değişik olsa bile farklı kişiler ve departmanlar ile çalışabilmeli.)

n  İletişim ve çeşitli yöntemleri uygulayabilme yeteneği

n  Elemanlara sorumluluk verme ve onları izleme becerisi

n  Güvenilirlik.

                olarak sıralanabilir.                                                       

Proje Yöneticisinin Belirlenmesi

n  Proje süreçlerine hâkim,

n  Zamanının en az %50’sini bu projeye ayırabilecek,

n  Şirkette kalıcı,

n  Orta kademe yöneticilerinden biri olmalıdır.

n  Proje yöneticisi her bölüme proje ile ilgili çizelgelemeleri, bütçeleri ve gerekli bilgileri sunar.

n  Proje yönetimi hakkındaki bilgileri diğer bölümlere iletir. ancak bu bölümlerdeki işlerin nasıl yapıldığına karışması ve o birimler içinde karar verici durumda değildir.

n  Problem çözümünde: belirli prosedürler baştan tanımlanmalı, metodoloji belirlenmeli ve proje planlama                süresince her birimin katkısı olmalıdır.

n  Proje yönetimi tarafından öncelik belirlenir ve kaynak kullanımı sağlanır.

Planın Yapılması

Tüm başarılı projeler, sonuç kısmının tam olarak açıklanması ile başlar. sonucun doğru tanımlanabilmesi için;

n  Kesin olarak hangi hedeflere ulaşmam beklenmektedir?

n  Proje kimin için hazırlanmaktadır?

n  Ulaşılacak sonuç ile hangi problemler çözülecektir?

                soruları cevaplanmalıdır.

Alt Yapıyı Oluşturmak

Projenin karmaşıklığına ve ekipte bulunan insan sayısına bağlı olarak proje yapısı iki şekilde kurulabilir;

n  Asıl ekip yapısı

n  Organizasyonel yapı

Asıl Ekip Yapısı:

Proje yöneticisi olarak tüm ekip elemanları ile direkt iletişim içinde olduğunuz yapıdır ve arada bir kademeye ihtiyaç duyulmadığı zaman kullanılır.

Bu tip yapı yöneticinin her çalışanı denetlediği küçük departmanlardakine benzer.

Bu yaklaşım basitlik, doğrudan iletişim ve bürokrasinin görülmemesi gibi avantajlara sahiptir.

Başlangıç Planı

Bu planda iki tarih bellidir; başlangıç ve bitiş tarihleri.

                Bu iki tarih arasındaki proje safha süreleri belirlenmelidir.

                İlk plan aşağıdaki bitiş sürelerini kapsamalıdır;

n  Amacın, sorumluların, program ve bütçenin tanımlanması

n  Safhaların tanımlanması

n  Tamamlanmış safhaların gözden geçirilmesi

n  Tamamlama ( raporların hazırlanması, dokümantasyonun, proje sonuç ve formlarının son hali)

Önemli Maddelerin Tanımlanması

Projede açıkça belli olan hedeflere ulaşmayı sağlayacak önemli öğelerin tanımlanması gerekmektedir.

n  İlk öğe bilgi kaynaklarıdır.

n  İkinci öğe bütçedir.

n  Son öğe ekibin taahhütleridir.

1. Bilgi Kaynakları: Bilgi hazır değil ise ekip bilgiyi araştırmalı ve geliştirmelidir. Bilginin analizi için:

n  Hangi kaynaklar bilgi sağlayabilirler ve hangi bilgi proje ekibi tarafından oluşturulmak zorundadır?

n  Bilgiyi nasıl belirleyeceğiz?

n  Dış kaynaktan bilgi sağlamak ne kadar zaman alacaktır? Aldığınız veya geliştirdiğiniz bilgiyi düzenlemek veya üzerinde çalışmak ne kadar zaman alacaktır?

2. Bütçe: Projenin bütçesi eleman ve bilgi kaynakları göz önünde bulundurularak, safha safha planlanmalıdır. Bu yolla planlanan ile gerçekleşen arasındaki fark kontrol altına alınabilir.

3. Ekibin Taahhütleri: Ekibin motivasyonu tüm projenin ne kadar iyi ilerleyeceğini gösterecektir.

İş Planının Hazırlanması

İş planı projenin hedeflerini gösteren bir şema üzerinde olabilir. proje iş planını şemaya dökmek, ekibin projenin gidişatını daha iyi anlamasını ve proje yöneticisinin projeyi izlemek için gerekli araca sahip olmasını sağlar. Şema, her safhanın planlanan ve gerçekleşen sonuçlarını göstermeli ve aşağıdaki amaçlara hizmet etmelidir.

n  Başlangıç aşamasında iyi bir izleme aracı olmalıdır.

n  Ekip elemanlarının iş programını anlamalarını sağlamalı ve bir rehber olmalıdır.

n  Gelebilecek problemleri tespit edip önlem alabilmeyi sağlayabilmelidir.

İş planının hazırlanmasına ne kadar çok zaman harcanırsa projenin bitim tarihi o kadar kolay yakalanır.

İş Planı Hazırlama Aşamaları:

n  Safhaları tanımlayın

n  Başlama tarihlerini planlayıp, hangi işlerin arka arkaya, hangi işlerin aynı anda yapılacağına karar verin.

n  Her safhanın süresini tahmin edin.

n  Taslak plan üzerinde ekiple görüşüp görüş birliğine varın

n  Gerektikçe planı güncelleştirin.

n  Planı kesinleştirin.

n  İş planını ilgililere dağıtın.

En başarılı ve tecrübeli proje yöneticisi bile mutlaka bir iş planı gecikmesi ile karşı karşıya kalır. Gecikme kendi başına bir başarısızlık değildir. Önemli olan gecikme probleminin nasıl çözüldüğüdür. Gecikme problemini çözmek için;

n  Proje bölümlerini planda peş peşe olsa bile aynı anda yapmaya çalışın.

n  Gecikmeyi gidermek için ekibin çabasını iki katına çıkarın.

n  İleri safhaların ilk kısımlarına, zamandan tasarruf etmek için başlayın.

n  Kaliteyi bozmadan daha sonraki safhaları hızlandırmanın yollarını arayın.

Proje Kısıtlamaları

Projelerin Başarılı Olması İçin Gerekli Olan Faktörler;

n  Neden – Sonuç ilişkisi: Bir proje, sahipleri ve paydaşların beklentileri ile sınırlandırılmıştır. Beklentiler her zaman karşılanmalıdır.

n  Kaynak: Proje; insan, tesis, makine, ekipman, çalışma ortamı, bilgi vb kaynaklar tüketir. Hiç bir proje sonsuz kaynağa sahip değildir.

n  Bütçe: Her proje finansal kaynaklara ihtiyaç duyar. Finansal kaynakların belirlenmesi ve kullanımı belirli bir bütçe disiplininde sağlanır.

n  Bilgi : İddialı projeler her zaman yüksek bilgi ve tecrübeye gereksinim duyar,

n  Zaman: Projelerin başlangıç ve bitiş tarihleri vardır.

n  Riskler: Proje planlamasında öngörülemeyen potansiyeller vardır, bu potansiyellerin oluşması halinde projenin gidişatında negatif etkiler doğurabilir.

n  Yasa ve Bürokrasi İlişkileri: Projenin oluşumu ve sonuçlarını etki edebilecek yasal şartlar her zaman mevcuttur.

Tanımlama ve Kontrol

Projeyi başarıya ulaştıracak iki olgu, tanımlama ve kontroldür.

Tanımlama:

n  Amaç ve Hedefler: Beklenen nedir?

n  Yetkinlikler : Proje ekibinin bilgi ve tecrübe gereksinimleri

n  Planlama : Yapılacak işlerin listesi, sırası ve etkileşimi,

n  Bütçe: Proje maliyeti ne olmalıdır? Hangi kaynak ve harcamalar planlanmalıdır?

Kontrol:

n  Bilgi ve yöntemler: Proje yönetiminde kullanılacak bilgi ve yöntemler nedir?

n  Koordinasyon: Proje istikrarlı bir yönetim ister ve proje yöneticisi ekipteki herkesin çabalarını organize etmekten sorumludur.

n  İzleme: Projenin programlandığı gibi yürüdüğü, bütçe dahilinde olduğu ve amaçlara ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilmelidir.

n  Eylem:Proje süresince tespit edilen sapmalar giderilmeli ya da etkileri azaltılmalıdır.

n  Tamamlama:İyi yönetilmiş bir proje, eğer son adım başarılı bir şekilde atılmaz ise zamanında bitirilemez.

Genel Adımlar

n  Şirket içinde projenin uygulamasından sorumlu kişiyi belirleyin.

n  Bir uygulama takvimi hazırlayın.

n  Amaçları, hedefleri, yürütmenin şeklini belirleyin.

n  Teknik detaylara bu aşamada yer vermeyin.

n  Projenin ana hatlarını şirketteki tüm yöneticiler ile tartışın ve son şeklini verin.

n  Proje sorumlusu liderliğinde amaç ve hedeflere uygun iş planı yapın.

n  Çalışmaların etkisini ölçecek kriterleri belirleyin.

n  Kriterlerin ne şekilde, hangi periyotlarda, kim tarafından izleneceğini belirleyin.

n  Çalışma planı için onay alın ve uygulamaya başlayın.

n  Projeyi tüm çalışanlara açıklayın.

Projenin İzlenmesi

n  Uygulama projesinde yer alan her madde için hem zamanlama hem de getiri açısından planlanan ile gerçekleştirilen karşılaştırmalı, sapmaların nedenleri araştırılmalıdır.

n  İyileştirme çalışmaları için harcanan işgücü ve diğer masrafların da takibi yapılmalıdır.

n  özellikle metod geliştirme projeleri için uygulamadan önce bir ön fizibilite ile uygulamaya girdikten sonra gerçekleşen tasarruf hesabı ayrı ayrı yapılmalıdır.

n  Projenin her maddesi ayrı ayrı izlenirken toplam performansı ifade edecek bir veya birkaç kriterin bulunması ve bunun da izlenmesi gerekir.

n  Bütünü ifade edecek bir rapor formatının oluşturulmasında fayda vardır.

n  Raporlama periyodu belirlenmeli ve ilgili kişilere bildirilmelidir.

n  Proje takibinin bir parçası da çalışanlarla zaman zaman yapılacak toplantılar olmalıdır. Bu projeden kaynaklanan sorunları, önerileri dikkate alınarak çalışmalara yön verilmelidir.

n  Her yıl yeni bir uygulama planı yapılarak devam edilmelidir.

Seçimler ne zaman belli oldu mu? Kulübe üyeyiz ama ne arayan var ne de soran.